2009年10月3

驯服MS项目

〜由戴夫·尼尔森

我想要得到有关使用此工具的细节，但首先让我解释一下为什么我指的是特定品牌的项目管理工具。狗万体育新闻在项目管理专业使用微软的MS项目我们狗万体育新闻大多数人来帮助我们策划，组织和跟踪我们的项目。这并不是说，有没有其他的，同样价值不菲，在使用的工具;有，但MS项目拥有最大的用户群，它是一个我很熟悉，所以它是一个我立足这篇文章。本文中的提示可以或可能不适用于其他调度工具。

顺便说一句，这当然不是一个培训，或如何使用MS项目教程。我假设你已经获得使用工具一定的熟练程度，足以至少有那几个不好的经验。有可从Microsoft和其他许多课程，这会教你使用工具的基本知识。这些尝试之一，如果你没有在其使用基本技能。

MS项目旨在成为一个省力装置。它是一个功能丰富的工具，它支持了大量的简单，不是那么简单的功能，所有的管理项目的过程中派上用场。与工具的问题是，最喜欢的功能丰富的软件工具，它给了我们足够的绳子挂自己和我有。获取工具来对你的工作需要你明智地使用它的功能。只是因为该工具允许您定义两个任务之间的前身/继承者的关系并不一定意味着你应该。在使用过放纵拥有MS项目所提供的可以使管理工具成为一个非常耗时的工作，从更重要的项目管理工作，抽出时间。狗万体育新闻一些组织曾经使用过此遭遇到这种程度，他们已经放弃了试图管理项目和工具，并已聘请了项目的“管理员”只是管理MS项目！下面这个简单的规则是为了帮助你避免这种浪费，居然让工具为你工作！

不要试图在工具中塞入太多的任务。您跟踪的任务越多，进行更改的工作量就越大，您将不得不进行更改。我发现最优的任务数是几百个。我的底线是600，但你可能会发现更多或更少的任务更适合你。如果您正在管理一个大型而复杂的项目，那么最好将工作划分为子项目。如果您的项目中有不同的团队，并且每个团队都有领导者或经理，那么这样做会更容易。将项目划分为子项目，并让每个团队领导或项目经理负责自己的MS项目。将关键的可交付成果和里程碑整合到您的总体计划中，并仅在其中一个可交付成果或里程碑发生更改时更新您的计划。即使你没有团队领导或经理向你汇报，如果你把工作分成几个MS项目文件并单独管理，实际上也会使你的工作更容易。
不要让你的工作分解带走。将工作分解，直到您有一组可用来管理工作的工作包，然后停止。将工作进一步分解，仅仅因为包是由组件组成的，并不会增加价值并创建额外的工作。例如，假设您的项目将交付一个软件系统。您必须跟踪的部分工作是各种软件组件的创建。每个模块、功能或子例程都必须进行单元测试，但是跟踪单元测试是否有助于跟踪工作?当然不是。模块、函数或子例程在单元测试和排除bug之前是不会完成的，所以不要试图跟踪单元测试。一旦软件生成、单元测试并检入库，您就可以将工作标记为完成。需要更改或消除软件的更改也将更改所需的单元测试。当工作被分解为拥有所有者的包，并且您将要求该所有者报告该包时，停止，您已经做了您应该做的一切。
明智地使用关系的功能。关键路径上的管理工作时，此功能是最有用的。它的主要功能是传播上取得成功，就包在一个工作包的交付日期的变化。它支持一个对一个的定义，一到多，多到一，和许多一对多的关系。但是你会发现，除非你在确定这些关系是认真仔细的工作包的交付日期的变化可能对最终的交货日期意想不到的影响，你会花好几个小时试图找出导致意想不到的关系结果。使用此功能只跟踪“硬”的依赖。定义依赖问自己这个问题之前：“会的后续工作需要车主被通知前任工作已经完成了？”仔细想想使用工具来定义的关系，如果答案是否定的。让我们的建筑的例子。您可以定义基金会一个工作包的浇注。 The concrete must cure before you can begin framing and the framers should be notified when the concrete has cured sufficiently for them to start work. You should define the concrete curing (or the pouring of the foundation with a lag for curing the concrete) as a predecessor and the start of framing as a successor. You don't need to wait until all the framing is complete to start wiring the building though. Defining the point at which electricians can start wiring may or may not be a worthwhile exercise, but using MS Project to define the relationship won't help you.
使用MS Project以评估时间表要求的变化。使MS项目如此吸引人的特性之一是，它能够预测所请求的变更对项目进度的影响。不要让您用来产生这些“如果”场景的文件影响实际的计划。为您的场景文件提供一个不同的名称和位置，以消除任何混淆。您可能希望将场景调度存储为更改请求的附件，然后在更改被接受时将其中的更改转换为您的实际调度。
始终如一地更新完成。其中一个规划项目时，你必须回答的问题是如何体现的任务状态。当工作已经完成，你只报告工作？你评估完整性每个报告期？或者你做的东西在这两个极端之间？你所选择的方法将一定程度上取决于如何彻底打破你的工作了。如果你非常精细，使用布尔方法（0％或100％），可以很好地工作，而如果你在更高水平的报告，您可能需要使用不同的方法。不管接近你选择，始终如一地使用它，并传达方式来你的利益相关者。透明度将有助于当你对项目状况的报告。如果你发现你已经为不同类别的跨类别破碎工作不同而已，报告一致，并确保该方法传达给你的利益相关者。
用你的MS Project文件，以立足于您的报告。你花了很多时间创建原始的MS项目文件，然后保持它是最新的，所以利用这些工作，并使用它来报告尽可能多的关于项目进展的信息。MS Project有各种固定的报告和创建自定义报告的工具。因为你把大部分时间都花在计划未来的工作上，并且100%的标记完成的任务，这对于报告项目进度是非常有益的。我发现MS Project的一个缺点是很难将报表导出到Excel中，但只要有一点独创性，您就可以克服这个障碍。
不要尝试使用工具在预算报告。除非你的组织认识MS Project中用于捕获成本信息（它不支持捕获此信息），并授权其用于此种目的，不要试图用它来报告绩效预算的适当的工具。如果您的组织使用的时间跟踪工具，你应该使用性能从会计部门该工具和信息报告的预算。你会发现，你将花费数小时协调与财务信息的MS项目文件中的信息;请不要在辩论中被抓到。
发表您的MS Project文件到一个中心位置。揭秘通过将在中央位置的MS P狗万体育新闻roject文件，访问你的项目干系人的项目管理方法。您的所有利益相关者不会有MS项目在他们的电脑，所以包含您的利益相关者感兴趣的调度信息，在相同的位置处报告。这样做会让你的管理更加透明，同时鼓励你让你的文件，准确和最新的。

你应该能够保持你的MS项目文件的最新和准确在一个小时左右的每一天，除了你做你的报告。这是一个经验法则，一个小时是一个平均值——你可能会在一些日子里花更多的时间，而在另一些日子里花更少的时间。如果您发现自己花了更多的时间来维护MS Project，那么您需要重新检查一下您是如何使用它的。记住，MS Project应该适合你，而不是相反。