神话中的50%资源

调度|作者:戴夫·尼尔森|一分钟读

白色背景上有百分号的红色方块

大多数软件开发项目的经理都遇到过这样的情况:某个资源在一定比例的时间内投入到他们的项目中。在两个任务之间分割资源的最常见方法是将资源分配给两个任务50%,尽管也可能出现其他百分比。我们甚至知道,在50%的时间里,一个资源被分配给两个以上的任务!在一个完美的世界中,与另一个项目或职能经理共享资源不会是一个问题,但我们的世界永远不会是一个完美的世界,与另一个经理共享资源会给项目经理带来一些挑战。这里有一些提示和技巧,你可以使用,使最好的情况。

当共享资源不起作用时

永远不要计划使用时间占比超过100%的资源。你小学时的数学没有错;仍然只有两个部分是一个整体!似乎我在这里陈述显而易见的事实,但这种情况确实发生,数学被解释等借口“乔很多加班工作,所以你可以指望他每周花20个小时在你的项目”,或“简生产效率是非常高的,她可以很容易地提供比任何其他程序员多了50%。”不要上当!Joe可能会在一两个星期,甚至一两个月加班20个小时,但你不能期望他在整个项目中都保持这样的节奏。简可能就像他们说的一样好,但是随着工作的努力估计她会表演可能来自于她,你必须在50%的缓冲因素会议的最后期限,50%的缓冲的机会将是难以解释你的利益相关者。你得到她三分之一时间的机会也相当渺茫。

如果你的合作伙伴经理不能控制资源花在他们工作上的时间,你就要小心了。服务台工作就是一个很好的例子。开发人员将花50%的时间接听客户电话并解决问题无法保证他们一天只会花四个小时在这个活动因为他们不能简单地把一个问题他们中间的为客户解决。

当你面临一个不可行的共享安排时,你有三个选择:协商将资源的时间分割为100%,在你可以获得资源的100%时间之前延迟使用资源,或者使用一个资源来替代要分割的资源。

当共享资源将工作

有时候,一个关键的资源必须在多个项目或运营活动之间共享。例如,当您在关键路径上的任务需要一个资源,而没有其他资源可以完成时,您将不得不妥协。即使任务不在关键路径上,推迟它也可能在您确定替代解决方案之前将其置于关键路径上。

共享一个资源与资源共享,一个组织,有经验,和其他有经验的管理者分享他们,给你更多的成功的机会,但即使你共享资源在一个组织未使用这样的安排和与其他经理在这方面没有经验,这里有一些技巧和窍门,你可以用来提高你成功的机会。

成功的资源共享的关键是共享管理者之间的团队合作。为了作为一个团队成功地工作,管理者必须认识到项目或运营活动的目标必须被同等地考虑。如果不是这样,资源就不会被共享;他们会去做最优先的项目或操作任务。这里的团队合作意味着在协作的管理人员之间计划共享安排,一个成功的计划是支持两组目标的计划。团队合作还意味着,与您共享资源的经理或经理现在是您项目中的涉众,应该根据项目沟通和影响共享资源的任何更改或风险相应地对待他们。

时间分享

当客户共享度假物业时,时间共享是一种常见的做法,同样的事情使这对度假物业可行,可以促进资源共享。“时间共享”方法将资源100%用于第一个项目的活动。一旦这些活动完成,资源将100%的时间转移到第二个项目。这可以在必要时重复多次。在确定资源在两个项目中的停留时间时,使用常识;资源花在一项任务上的时间越长,它们的工作效率就越高。一天应该是绝对最少的时间,一周是最好的。

将项目计划与您计划共享资源的经理进行比较,以确定两个项目何时都需要资源。如果的时候你都需要这个资源冲突,检查这两个计划来确定活动可以耍弄这样的资源活动可以测序这样的资源时间可以计划第一个项目从开始到结束的100%,100%在第二个项目中,等等,直到资源可以从两个项目中释放。和你的合伙人经理一起计划时要灵活;你俩都要做出一些牺牲才能让这个安排成功。与运营经理一起工作以实现时间共享安排也将以同样的方式工作,但运营经理可能有更多的约束来阻止他们重新安排活动。

一旦你们达成了时间共享的协议,就相应地更新你的项目计划。MS项目为个人资源提供日历。这些日历允许您为个人活动(如培训或度假)的资源留出时间。将资源用于合作伙伴项目或运营活动的时间定义为“不可用”。这将防止您在他们正在处理其他项目时意外地安排您的共享资源。请记住,任何涉及共享资源的计划更改都必须与您的合作伙伴经理进行讨论。获取和发布日期成为你和其他经理之间的合同。你必须尊重自己的发行日期,并期待其他经理也这样做。避免任何影响您的共享资源的任务的开始或结束日期的时间表的滑落。不可避免的失误需要和你的合伙人经理讨论。 Your partner manager may be able to give you some extra time at end date, or utilise the resource after their start date if you give them enough notice. Remember that this arrangement works both ways so be prepared to accommodate your partner PM should the need arise.

50%的解决方案

在某些情况下,不可能对共享资源的工作进行排序,例如,当一个资源负责每天需要几个小时的持续支持工作时。在这种情况下,唯一可能的解决方案是在您的项目和合作伙伴经理的工作之间分配资源和时间。

50/50的分配(或其他配置)取决于与合作伙伴经理的良好工作关系,以及经理在处理项目或运营任务时控制资源时间的能力。与你的合作伙伴定义分享协议的条款。的安排有资源开展你的项目在早上和下午其他项目的安排是最成功的机会所以尽量安排分裂,这样转移发生在一些自然白天休息,午休时间,或咖啡休息。

共享方面应该正式记录,电子邮件或备忘录,但文档需要捕捉的细节安排,包括启动和停止日期、比例分割,资源的时间是如何安排,当资源时应工作在你的项目和他们应该为合作伙伴经理工作。这是你分享资源的合同。让您的合作伙伴经理(和资源)遵守本协议的条款,并确保您履行所有的义务。

结论

在某些情况下,资源共享无法工作,必须解决这些问题。如果所有这些都失败了,将问题升级到你的赞助者,向他解释你对资源的需求,以及为什么共享安排对你的项目不起作用。在可以进行共享的情况下,最简单的安排是对两个项目之间的资源活动进行排序,当不能这样做时,在正式的文档中定义共享安排。记住,一个可行的共享安排有两个标准:安排的可行性和两位经理之间的协议。最后,不要忘记,当你与另一位经理共享资源时,该经理将成为项目的涉众,你需要让他们参与进来。


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