如何做RACI图表和分析:实用指南

推荐读|Royston Morgan, |一分钟读

项目组在一起

RACI是一个缩写,代表负责任的,负责任的,咨询的和知情的。

RACI图是一个矩阵,它反映了一个组织中针对所有人或角色所进行的所有活动或决策权威。在每个活动和角色的交叉点上,都有可能指派某人对该活动或决定负责、负责、咨询或知情。

当你在一个组织中听到这些类型的评论时,RACI分析可能已经过期了:

  • “我的老板总是否决我的决定。”
  • “如今,即使是最简单的审批程序也要花很长时间。”
  • “似乎每个人都在用同样的数据制作一个电子表格。”
  • “事情总是从裂缝中溜走”。
  • “我有责任,但没有权力完成这项工作。”

RACI类别的定义

  • 负责任:从事某项活动或工作的人。
  • 负责:一个最终负责任的人,拥有是/否/否决权。
  • 咨询:需要对活动做出反馈和贡献的人。
  • 通知:需要知道决定或行动的人。

RACI分析可用于:

  • 工作分析:当针对个人或部门使用时,可以迅速识别超负荷。
  • 后勤支援:确保关键功能和过程不被忽视。
  • 员工流动率:新来者可以快速确定他们的角色和责任。
  • 工作任务:允许在团队和个人之间有效地重新分配职责。
  • 狗万体育新闻项目管理:允许矩阵管理情况下的灵活性,允许线和项目责任之间的正确平衡。
  • 解决冲突:提供一个讨论和解决部门间冲突的论坛。
  • 记录现状:RACI的输出是一种简单而有效的记录组织中角色和责任的方法。

RACI练习是如何完成的:

  1. 通过识别组织或部门的职能和过程,并描述发生的关键活动。避免明显或一般的活动,例如;参加会议。
  2. 通过使用适当的动作动词来描述每个活动或决定。例如:评估,记录,监控,收集,开发,发布,授权,计划,确定,准备,批准,检查,报告,决定,写,操作,更新,实施,培训,审查或计划。
  3. 当行动暗示判断或决定(例如,评估、监视、检查和审查)时,创建一个短语来表示主要结果。例如:监控服务台客户的需求以确定培训需求。分析电话数据以识别产品问题。
  4. 要做的活动或决定应该是简短的、适当的,适用于某个角色或需求,而不是当前执行任务的特定人员。
  5. 创建一个矩阵,顶部是角色,左边是活动或任务,在每个表格单元格中输入适当的RACI代码。

当分析完成并填充RACI矩阵时,需要解决任何歧义。回顾矩阵,并询问数据模式的问题,以探索它告诉我们什么。方法是沿着垂直轴,然后依次沿着水平轴,对每一列或每一行问:如果我发现。这意味着什么?

纵向分析

  • 大量的否定:个人是否有可能在这么多事情上保持领先?是否可以将活动分解成更小、更易于管理的部分?
  • 没有空白:个人需要参与这么多活动吗?他们是“守门人”还是可以使用例外原则进行管理?咨询能被(R)推导为(I)消息吗?或者当某些事情需要特别注意时,事情可以留给个人自行决定吗?
  • 没有R或A:是否应该取消这个功能角色,或者在一定程度上改变流程,以便重新分配资源?
  • 太多的“A”:是否存在适当的“职责隔离”?其他团队是否应该对其中的一些活动负责,以确保在整个过程中进行制衡和准确的决策?这是过程中的“瓶颈”吗?每个人都在等待决定或指示吗?
  • 任职资格:这个人的水平是否符合这个职位的要求?是否有太多的高级人员参与日常决策,而这些决策可以向下部署?

横向分析

  • No R's:谁在做这项工作并完成任务?是否有太多的角色等待被批准、被咨询或被告知。采取主动是谁的责任?
  • 太多的“R”:这是“越界”行为的标志吗?
  • 没有A:为什么?肯定有个A。“必须有人对所发生的事情负责——责任止于这个人。”
  • 太多的A:有太多的手指在馅饼?这也会造成混乱,因为每个负责任的人都觉得他们对如何完成工作有最终决定权。
  • A和R太少:在执行活动时,流程可能会变慢,或者流程可能过时,如果不需要,可以进行精简。
  • 每个方格都填上:是否真的需要咨询所有的职能角色?咨询所有的角色是否有合理的好处,或者这只是覆盖了所有的基础?
  • 很多C:所有的角色都需要例行通知还是只有在特殊情况下才需要通知?过多的循环会减慢进程。
  • 大量的I:如果涉及的人太多,通常会有太多的C和I,这会极大地减慢进度。

变更管理问题

开发RACI图表会暴露许多组织问题,因为它协调了角色和责任的三个要素:

  • 角色概念:人们认为他们的工作是什么
  • 角色期望:组织中的其他人认为另一个人的工作职能是什么,以及应该如何执行。
  • 角色的行为:人们在工作中实际做的事情。

RACI是一个有用的工具,它可能会被过度使用,并且可以捕获所有类型的问题,所以要注意任务/活动定义的粒度级别。把它带到一个足够深刻的层次,使它有意义,并在一定程度上是明智的。不需要谁负责煮咖啡。同样重要的是,要关注进行RACI练习的最初原因,并确保实现这一目标。不要创建一个完美的RACI,在精致的细节中覆盖组织,而是要现实,要理解现实情况的80%将比组织在实践开始之前所知道的更多。


本文是一本关于流行咨询技术的书中的系列文章的一部分。


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