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食谱大的虚拟团队合作:在正确的时间正确的通信工具gydF4y2Ba

——南希·塞特-墨菲gydF4y2Ba

在绿色背景通讯迹象gydF4y2Ba

你刚刚完成了新的虚拟团队的项目启动会议。似乎每个人都清楚的角色,责任,交付和期限。到目前为止,一切都很好。但是,正如你对工作的程度和速度是未来的谎言,你会发现一个关键精心策划团队的沟通计划将如何来得到所做的工作。gydF4y2Ba

通过承认人们的不同的沟通风格开始。有些人需要频繁的实时对话,而其他人可能需要的想法只是一个偶然的共享。所有成员都需要定期的某些信息,但不是每个人都需要相同的频率或细节的水平。另外请记住,团队成员可能跨越几个时区,并有不同程度的英语流利,使得同步参与,有时很难或者不可能。gydF4y2Ba

加入我在写这篇文章是雪儿林德塞尔 - 罗伯茨,主要雪儿林德塞尔 - 罗伯茨&Associates公司的。我们提供了一些简单的指引,记住当你组建一个沟通计划很容易让虚拟团队成员进行沟通和协作无论他们在哪里,只要他们需要。gydF4y2Ba

面对面的会议对于很多团队来说是一种奢侈,因为他们大部分时间都在工作。当一个新的团队正在形成时,面对面的会议尤其有价值,高度的信任是完成工作所必需的,团队的领导发生变化,问题可能是情绪化的或有争议的,或者项目结果将对组织产生重大影响。gydF4y2Ba

小费:gydF4y2Ba意识到并不是所有的团队成员都需要面对面的参与。想想谁的工作与他人的工作联系最紧密,哪里的信任关系最重要。确保让那些无法以其他方式参与的人参与进来,以尽量减少疏离感或怨恨。gydF4y2Ba

当成员跨时区同步音频的会议可能会非常棘手。有些人可能很难使用一个共享的口语交流或他们永远超额预订或旅行。电话会议最适合实时对话的全部或大部分成员,建立社会资本和信任,集思广益,解决问题,并提供快速的状态报告。gydF4y2Ba

小费:gydF4y2Ba从安全的时间和日期,对所有作品所有成员的承诺。明确出勤是可选的还是强制的。权衡全参与较少的频率。考虑是否每个人都必须在每次调用。每月的旋转时间来适应多个时区。gydF4y2Ba

同时音频会议以及网络会议工具,让更多的人充分参与。当需要在一段时期压缩很多的想法,这是最好的使用,一些成员书面交流更容易和轻松性,匿名性可能是重要的,或者很快所需的输出。gydF4y2Ba

小费:gydF4y2Ba提前准备好你的网络会议,在电话会议之前提出问题和其他内容。对于什么样的对话适合Web会议,要现实一点。留出足够的时间来输入想法和作为一个小组复习。考虑您是否需要两个主持人,一个负责口头交流,另一个负责管理会议内容。gydF4y2Ba

异步Web会议允许从任何地方参与者在同一时间进入会议室时,它的最方便的。这是参加电话会议时,要收集预先输入(或替代)最佳使用,有每个人的想法和意见,更好的感觉,很容易让大家看到其他人是来自(名副其实)。gydF4y2Ba

小费:gydF4y2Ba如果之前的同一时间使用的会议,允许至少三个工作日为人们进入非同步会议。限制所需要的时间不超过10〜15分钟,以增加参与的可能性。精心推敲的问题,以确保他们的本意,所以你得到的类型,你要找的响应。有疑问时,才去现场测试与他人的措辞。gydF4y2Ba

电子邮件是大多数团队中最常见的通信方式,但不一定是最有效的。这一点尤其正确,因为电子邮件经常被不当使用。对于虚拟团队来说,电子邮件最适合用于通知成员重要的消息,比如会议的更改、相关的公司新闻、重要的状态更新、Web帖子或需要注意的问题。gydF4y2Ba

小费:gydF4y2Ba创建一个描述性的主题行,给出消息内容的详细信息。(例如,ABS分娩的问题。需要立即关注)。让你的信息简短而全面。说什么你需要对不超过一个屏幕和提供更多的信息链接。仔细考虑谁需要在“发送”列表上,谁需要“抄送”。Better yet, establish a team convention to signify whether action is required and with what urgency.

用于内容和共享资源的团队存储库。这应该是某种类型的票据交换所或基于web的存储库,用于存储、编辑和分发共享文档。存储库还可以容纳某些类型的聊天论坛,成员可以在其中提出问题、提供想法或构建解决方案。gydF4y2Ba

小费:gydF4y2Ba创建一个易于浏览和使用的文档目录。预先就命名约定达成一致。确定谁有权对哪些文档做什么。让团队中的每个人都设置提醒,以消除对单独电子邮件的需要,除非某个更新对所有人都特别重要。gydF4y2Ba

即时通讯最好用来快速回答问题、安排临时会议、谨慎地提出问题或在诈骗电话中分享反馈、或在电话无法接通或无法接通时进行实时交谈。gydF4y2Ba

小费:gydF4y2Ba当你不能或不愿回复即时通讯时,让团队成员知道。建立一个团队协议,在这种情况下,即时通讯可能是最有成效的使用。要求每个成员坦率地说明他们能在多大程度上应付频繁的干扰。gydF4y2Ba

视频会议是最有成效地使用时,团队成员首先结识,交谈趴在会上的心脏(而不是单向的演示文稿),或成员需要改变或挫折后重新集结。gydF4y2Ba

小费:gydF4y2Ba确保技术工作顺利,并且所有团队成员都可以方便地访问。避免进餐时间。保持谈话的吸引力,尽量少用“礼物软件”,这样人们就能保持良好的眼神交流。gydF4y2Ba

一旦你和你的团队已经创建了一个商定的沟通计划,确保其正式书面作为快速参考指南给大家。准备进行修改,你走,定期检查,以确保该计划仍担任球队的工作。gydF4y2Ba

有一个正式的沟通计划也有助于确定新的团队成员或其他涉众的方向,这些人将对团队的工作有重要的参与。gydF4y2Ba

对于成功的非同步会议指导原则提供了准备和运行的非同步会议,征求你的团队的宝贵意见以最少的时间和精力的实用技巧。gydF4y2Ba

映射最好的技术提供了一些热门项目的通信方式的快速比较。gydF4y2Ba


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