更有效的项目进度报告的秘密:实时记录

项目文档|邓肯·豪伊阅读时间分钟

进度报告是管理任何项目的关键活动。作为项目经理，您根据范围、进度和预算发布关于项目进度的定期报告。这些进度报告采取多种形式，通常以电子邮件或PowerPoint演示文稿的形式发送。

近年来，我采用了一种我喜欢称之为的方法住几分钟我的项目进度更新。下面是实时会议的描述和例子，对该方法所需要的一切进行了分解，并提供了可操作的指导，这些指导将使您能够交付更好的项目进度报告。

分钟定义生活

的概念住几分钟在主持会议的同时做会议记录，这似乎就像是一边拍着头一边揉着肚子。然而，经过一些练习后，新的练习将成为第二天性。一段时间后，你几乎不会注意到你同时在说话和打字。就像任何技能一样，你练习的时间越长，它就变得越容易。

为什么要进行进度报告住几分钟比传统的进展报告更好吗?

答案部分在于“live”这个名字。当你与利益相关者或团队中的任何人分享一个清晰的每周记录时，他们不太可能会说他们不知道发生了什么。在会议期间把会议记录写在屏幕上，可以让人们跟上进度，并有助于强化信息，尤其是当英语是任何与会者的第二语言时。

实践实时会议的方法，真正享受它的所有好处，可以总结为做好准备，知道要写什么，分配行动，使用RAG状态和颜色编码，以及管理风险和问题。

会议准备工作

第一步是准备。良好的准备工作对成功进行进度报告会议的贡献超过50%。我会在前一天做好准备，至少花30分钟做以下事情:

• 回顾前一周的会议记录，根据需要进行更新。
• 思考我需要沟通的内容以及我需要利益相关者的帮助。
• 提出想法和改进。

我通常计划先讲好消息，然后再讲有问题的地方。这种方法有助于让会议以积极的方式开始。

如果你觉得以上这些对每个项目来说都很繁琐，请记住微软OneNote和Evernote(我喜欢的工具)这样的工具可以很容易地复制你前一周的记录。这样，你只需要修改和更新前一周的笔记。

如果你的项目遇到了任何麻烦，最好拿出一些解决方案。我倾向于遵守给我带来解决方案，而不是问题格言，从我自己开始。你的解决方案可能不是最终的答案，但是准备好它们可以帮助你的团队把你看成一个积极主动的项目经理。

知道进度报告应该写些什么

一份好的项目进度报告应包含哪些内容?

我从项目名称、会议类型和日期的标题开始——例如，戈雅项目状态更新，15/11/2021

根据这些信息，我列出了主要的发展领域。例如，我的首选表标题/行标题是去实时日期，工作包，范围和状态(稍后更多关于状态的内容)。

接下来，我详细说明每个工作包、任何更新、项目里程碑时间线和项目状态。在介绍了所有的工作包之后，我将继续讨论应用程序支持和项目外围的其他项目。

然后是风险和问题的时候了。我将这些因素列在两个表中(后面会详细介绍)。

我用一个标题的部分完成了报告任何其他业务(AOB)，允许任何参加会议的人有机会讨论更新中未涉及的任何重要内容。之后，我列出所有即将发生的事件，并为参与项目的任何人记录假期。

下面是一个进度报告布局示例:

• 标题、会议类型和日期。
• 包含sprint编号、描述、交付日期和整体状态的表格。
• 每个sprint都有一个部分，包括必要的讨论点、进度和里程碑时间表。
• 更新应用程序支持和其他与sprint不直接相关的讨论点。
• 风险和问题的表格和最新的状态。
• 其他业务(AOB)。
• 事件和节日。

分配行为

当您完成进度报告时，您将不可避免地需要向团队中的个人分配行动。我以以下方式提出行动:

行动:在11月19日(星期五)之前更新和分发新的财务模块需求规范

我把这个项目标记为一个动作，然后写一个简明的动作描述，注明日期和负责完成这个动作的个人。为每个行动指派一个负责人是一种很好的做法。这样做可以避免在谁负责完成每个操作(在本例中是我的业务分析师Rahul)方面出现任何混淆。当然，他可能会选择让其他人帮助他按时完成行动。

在每次会议上，行动和RAG状态都是一个重要的回顾点。

使用RAG状态和颜色编码

我发现用彩色编码我的进度报告很有帮助。以下是我使用的方案:

• 总体项目状态:
  • 挑战=红
  • 延迟=琥珀
  • 在轨道=绿色
• 个别的冲刺、任务或行动:
  • 正在进行=红色、琥珀色或绿色
  • 等待=琥珀
  • 完成=绿色
  • 等待=紫色
  • 关闭=蓝色

管理风险和问题

管理风险和问题是贯穿整个项目时间表的一项持续的任务，但就保持团队的更新而言，我抵制单独的项目风险和问题会议。相反，我更喜欢通过审查风险和问题来完成状态更新和团队会议。对于这一步，不仅要理解风险和问题之间的区别，还要知道如何将它们作为进度报告的一部分进行管理，这一点至关重要。

风险登记

一个风险是您确定的一个潜在问题，将来可能发生，也可能不会发生。如果您像大多数项目经理一样，您会识别出对您的项目不利的有害风险。然而，积极的风险也可以影响一个项目，您可以采取措施使它们更有可能发生。然而，在大多数情况下，您将在您的进度报告中识别有害的风险。

在你的风险登记册中包括一个最近审查的日期，让每个人知道最近一次讨论和更新是一个很好的做法。

关闭风险后，在风险登记册上保留一个星期也是一个好主意。这样做可以让每个人都有时间看到风险已经消除。

下面是一个风险寄存器的例子，其中描述了每一行项目:

注册的问题

一个问题是已经影响到你的项目，需要立即关注和迅速解决的事情。在某些情况下，问题可能会对项目构成严重威胁，因此在它们成为问题之前降低任何风险是至关重要的。

与风险一样，在问题注册表中包含一个最近的审查日期，让每个人都知道最近的讨论和更新时间，这是一个很好的实践。

在你的问题登记册上保留一个星期的问题关闭后，就像风险一样，让每个人都有时间看到问题已经关闭。

下面是一个用每一行项目的描述注册的例子:

利用实时分钟实现进度报告的好处

自从在状态更新和团队会议中引入这种进度报告方法以来，我很少看到任何期限或承诺受到质疑。人们会及时地完成行动——没有人希望在参加下次会议时知道他们没有完成他们应该负责的行动。

如果您需要的是完整的会议记录，那么现有的软件应用程序可以为您做到这一点。但有一个警告。如果你想让人们阅读你的会议记录并对其采取行动，这种方法就不太可能奏效。很少有人愿意浏览一份完整的会议记录，只为找到一两个相关的领域。

在某些情况下，您可能会选择记录会议，有或没有进行现场会议记录。记录是我为需求收集和技术简报保留的东西。出于这些目的，用视频来记住讨论、协议和行动的具体细节是有帮助的。拥有视频还可以让无法参加现场电话会议的团队成员在方便的时间赶上进度。

然而，对于大多数会议来说，生命记录将使你的进展更新更有效。

为什么实时的时间对于一个项目经理来说是如此的有价值，可以让项目干系人了解项目的进展情况?以下是我的发现:

1. 我保持组织性，每周都对项目进行必要的记录。
2. 我正在创建一个即时和永久的记录，记录所有重要的会议点和我的项目的进展。我永远不会忘记重要的更新或协议。
3. 我可以在会议期间给每个人分配行动，确保有明确的责任。看到一个行动被写下来会让你的团队更有可能完成这些行动，特别是当他们知道他们的工作在一周内就要被审查的时候。
4. 我可以使用简单的表格格式管理风险和问题。我每周回顾进展，并与我的团队和涉众一起决定风险或问题的级别(高、中、低)。我指定一个所有者作为唯一的责任点。
5. 我总是在会议结束时为其他业务留出空间，为我可能忘记的问题或其他与会者认为很重要的问题打开讨论的大门。
6. 我会记录下所有即将到来的活动和假期，确保我不会忘记它们。
7. 我从不逐字逐句地记录别人说的话。我翻译和总结。

一开始写实时记录可能会让人畏缩，但就像同时拍脑袋和揉肚子一样，你做得越多，就会越好。

如果你是一个项目经理，进度报告是一项基本技能。使用实时分钟可以帮助你有效地沟通，并专注于对你的项目最重要的事情。为什么不试试呢?你没什么可失去的。

推荐阅读:每个人都能理解的项目状态报告路易斯·马歇尔(Louis Marshall)著。