在家工作的效率技巧

作者Duncan Haughey |一分钟读

微笑的年轻女子坐在她的笔记本电脑在她的家庭办公室的咖啡休息

在COVID-19封锁期间,我们许多人一直在家工作——有时富有成效,有时则不然。说实话,我明白——一篮子脏衣服或需要修剪的草很容易让人分心。我们很容易因为没有分清主次而导致沟通效率低下、分心、陷入窠臼或效率低下。

有效管理我们的时间来完成工作是完成工作的必要条件。这样做需要避免扼杀我们生产力和效率的陷阱。以下是我对如何避免这些陷阱和最大化在家工作时间的建议。

过度依赖电子邮件

有时候,你只需要拿起电话跟人说说话。当遇到紧急或复杂的事情时,这句话尤其正确。我发现人们倾向于只依赖电子邮件,认为发送电子邮件就能完成任务。

但是如果你仅仅依靠电子邮件沟通,而出现了一些问题,你就会因为无效的沟通而失败。

那么你能做什么呢?首先要选择正确的传播媒介。

正确的沟通选择

在正确的时间选择合适的沟通媒介是确保你的时间和效率最大化的关键。让我们来看一个例子。与电子邮件相比,电话或视频通话有什么优势?

电话或视频通话的优势

直接打电话——无论是声音还是视频——都能让提问和反馈变得更容易。这也更容易达成协议,通常也更快

比起发好几天的邮件,电话或视频通话无疑更可取。

电话或视频通话的缺点

与此同时,电话或视频通话是口头交流,这意味着决定和协议仍然需要写下来,并在电子邮件中确认。打电话有时也会导致谈话过于随意,浪费时间。

底线:在正确的时间选择最好的沟通媒介将帮助你完成工作,减少工作堆积带来的压力。所以,在你发邮件或打电话之前,评估一下它是否是最有效地达到你想要的结果的正确媒介。

照例朝九晚五

我们中的许多人都严格遵循朝九晚五的在家工作模式。也许这感觉很熟悉,事实上,有时维护这个时间表是绝对必要的。然而,我们中的许多人都可以灵活安排工作时间,以更好地平衡工作与生活。然而,仅仅因为我们能做到,并不意味着我们真的做到了。但我们为什么不呢?

更重要的是,如何我们能灵活地安排工作时间来创造更多的平衡吗?以下是一些建议。

得到更多的

当我们在家工作的时候,我们经常呆在家里,在办公桌前辛苦地工作一整天,而休息一下其实对我们有好处。

在大自然中散步30分钟可能会让你感到精力充沛,并有动力完成工作。

清除杂物

不要害怕做那些你似乎无法忘记的私人工作——比如堆积的衣服或需要修剪的草。去解决这些问题吧。通常,把它们移开会让大脑腾出空间来处理工作任务。

混合起来

谁说你不能把工作和个人生活混为一谈?事实是,有时候我们不得不这样做——这没关系。例如,当在周五下午感到筋疲力尽时,我会允许自己提前完成任务,把一些任务留到周末去做。然后我星期六早上早起,把他们赶走。

不要害怕把事情和工作或个人的日程混在一起,这样做意味着你的身体和精神上都更好,可以更有效率。

休息一下

让你的大脑每天休息两次,每次10分钟,远离电子邮件、电话/视频电话、短信、会议或社交媒体。你会感觉更好,头脑清醒,准备好以更集中的注意力面对接下来的一天。

紧急和重要

你的效率和生产力最终取决于你区分紧急和重要任务的能力。如果你像我一样,你可能会在每天的基础上收到许多对你的时间和注意力的紧急请求。通常,请求是紧急的,因为请求者直到最后一分钟才下班,他们的最后期限即将到来。

德怀特·d·艾森豪威尔总统用他所谓的紧急/重要的原则。不想成为那种把所有事情都拖到最后一刻才做的人吗?应用这一原则,概述如下:

艾森豪威尔的紧急/重要原则包括四个任务类别:

  1. 紧急和重要的:现在需要你关注的事情
  2. 不紧急但重要的:必须要做的事情,但不是现在
  3. 紧急而不重要:这些东西并不重要,但当你经历了糟糕的一天,觉得有必要做些什么时,它们会有所帮助
  4. 不紧急和不重要的:低优先级的任务经常被遗忘

使用这个原则可以确保你在有限的时间内完成正确的任务。不要在紧急和重要的任务之前过分关注紧急和不重要的任务。同时,忽略不紧急但重要的任务将不可避免地意味着它们变成紧急和重要的任务,让你不必要地承受压力。

用艾森豪威尔的原则来避免这一切。当你习惯了将任务列表分类,你就能更好地实现工作目标。

最后认为

在我们职业生涯的某个阶段,我们都会因工作而挣扎,但在家工作一年之后,情况就更糟了。但也不一定是这样。

如果我们有条理,关心自己的健康,学会区分紧急和重要,我们就可以在家有效地完成工作。

我很想念办公室,想念和团队在一起的日子。我也开始意识到,我是多么欣赏那些在咖啡机前和午餐时的随意互动。我等不及要回来了。但在那之前,我将采纳我自己的建议,以确保我充分利用在家工作的时间。你呢?


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