有效文件管理策略对项目成功的重要性
项目文档由尼尔斯图洛维茨基读取时间分钟内
在典型项目生命周期内,项目管理员可产生多达50种不同类型的文档,以便利项目规划、跟踪和报告文件范围从可行性研究、资源计划、财务计划和项目计划到供应商合同、实施后审查、修改请求表和项目状况报告不等。项目文件管理方式可以是项目成功背后的驱动力或往往使项目绝望并达不到时间线、预算和范围的瓶颈
本文中我将讨论项目管理员有效文件管理策略背后的力量及其对提高项目可见度的实际影响,以便更好地响应日常工作中不可避免的变化现实
项目文档作用
项目管理员的主要作用是管理意外事件规划概念本性设计为减轻和管理意外事件作为规划过程的一部分,大多数项目管理员会同意项目文件在战略开发最佳计划并有效向所有利益攸关方通报进度和状态更新方面发挥中心作用。更重要的是,项目管理文档管理方式将决定项目管理者对意外响应的有效性
狗万体育新闻讨论项目管理文档前,让我们定义“项目文档”,并定义它如何适应典型组织项目管理工作流程项目文档自成一体文档详细描述贵组织在启动、规划、执行和关闭项目方面的独特步骤所选项目文档类型、编译格式和编程方式,本质上正是组织在交付项目方面不同之处经验型项目实践者在项目文档设计方面表现优异重用成功项目计划、复杂企划文件、标准合同、详细规范表和项目状况报告对项目管理员有效平衡不可管理文件的弊端是必要的,这些弊端可能妨碍项目管理员集中管理核心权限和所涉利害相关方的能力。项目模板只像个人管理使用一样好大项目管理员与好项目管理员分不开之处是,他们有能力尽量减少行政作用制作项目文件,同时最大限度地发挥战略作用管理人以交付成功项目为了实现这一点,项目管理员在开发关键项目文件时必须遵循一些基本规则,覆盖项目生命周期所有阶段。
项目文档工作流因组织而异,但良好的项目管理者将开发数项基本项目文件,以保持项目交付的高标准。文档标准化通常见于以下项目阶段:
- 项目定义或概念性阶段项目章程文件为启动核心定义协议和细节项目目标是建设项目成功之路的关键驱动程序
- 项目规划阶段项目引导计划文档详列项目计划、资源调度、客户协议和风险管理,嵌入项目战略细节
- 项目执行量 :在这一阶段,跟踪响应游戏名在此项目文档提供实数并更新项目计划跟踪成本、时间、物理进度和新问题记录在这一阶段
- 项目关闭狗万体育新闻在这一阶段,文件将详细介绍未决问题和/或交付品、项目结果审查和最佳做法项目管理流程供未来使用
这些项目阶段再次指导文件类型在项目生命周期中起关键作用论文下几节中,我将强调文件管理策略差所设置的障碍以及如何用正确的策略解决这些问题
文件破坏
论文推送器官僚主义以上为项目管理员想贴上标签的最后词现实是,无效项目管理员很容易落入编文陷阱中,这些编文会云化判断,导致项目失败不可避免的消亡项目文档管理不良时很容易用来隐藏项目状况的现实性,制造混淆并挫败那些想要解答者以及那些需要交付者错误使用项目文档可最小化策略值项目管理者对项目结果的游戏正因如此,识别项目文档瓶颈与有效使用项目文档同样重要。
项目管理员管理多文档时的首要问题表情是所有项目文档中所含信息量之大,所有项目文档中需要所有项目利益攸关方共享信息量之大虽然收集项目信息至关重要,但许多项目管理员面临的挑战是,他们能否有效获取所有项目文件最相关的信息,以快速应对项目瓶颈问题,并向利益攸关方提供最新状况
产生困境的原因是大多数组织对待项目文档的典型方式多数项目组织没有文档策略来确保信息整合和项目文档项目利益攸关方间移动结果不良管理项目文档产生下列症状:
- 缺乏可见性:项目管理员和利害相关方对项目状况和所有相关工作都不清楚。项目文档被视为自足信息岛互不交换信息此外,这些文件导致信息冗余,导致可见性缺失
- 弱安全性差安全措施到位后没有业务规则和工作流处理敏感文档可能导致关键项目信息归错手并最终破坏项目目标
- 丢失数据 :狗万体育新闻多项目管理组织没有进程和能力存储所有项目文档通常,这些文件中的信息有可能丢失,难以存取,并可能导致数据完整性缺失,最终可能成为决策报告的结果。
- 有限协作项目文档(例如电子表格常被管理成非结构化数据置入电子邮件、桌面和纸张格式项目文档往往不易由项目利益攸关方共享,项目利益攸关方可能需要从多点获取信息。
识别文档管理相关问题是消除项目中文件损耗的重要第一步下一步是采纳文件管理专家开发的最佳做法方法,他们的业务是精简文件管理
文档乌托邦
在一个理想世界中,项目实践者将能够捕捉项目文档中最优细节,同时仍然有能力在需要时检索最相关的信息。在通过文档管理策略前,项目执行者需要整合他们作为知识工作者所扮演的角色。
现代组织中每一位知识工作者都是“执行者”,如果由于他的地位或知识,他负责对组织实现和获取结果能力产生实质影响的贡献
理解项目成功与项目主管获取项目文档中最相关信息的能力密不可分,创建文件是为了作出知情决策,文件管理不再在项目主管日常工作中起辅助作用。
企业内容管理与文档管理策略专家运用存储、管理及跟踪文档和记录方面的最佳做法,
狗万体育新闻文档管理世界中发现的一些最佳做法元素可应用到项目管理从业者
- 文档抓取 :能力有效捕捉中央存储器中不同格式的电子文档和纸文档捕捉文档不仅仅是以有组织方式存储信息,还能够轻易检索相关文件信息并归档历史数据
- 版本控件 :能力提供报到和报出选项并提供不同层次安全,例如读写访问,以确保存储文档中数据完整性
- 工作流:能力设计应用可配置工作流
- 报表分析能力交换文档间信息,并整合多文档中数据供报告和分析使用,提高全组织可见度
- 协作性 :相关利害相关方共享文档的能力,以及限制文档存取对象
最佳实践对项目管理者更为相关,项目管理者通常工作日环游项目文件制作,以交付为成功执行侧翼项目带来的增值
Genius项目项目组合管理解决方案,整合文件管理最佳做法方法狗万体育新闻增强项目管理从业者的能力,使其能更好处理项目文件Genius项目包含以下文档管理能力:
- 狗万体育新闻提供中心存储器所有项目文档映射
- 解决方案中创建的所有初级记录转换成单文档
- 提供弹性存储、编辑、跟踪并允许版本使用所有Genius项目文档和组织内现有文档电子表格计划等
- 通过允许合并创建文档中发现的信息提高可见性
- 提供配置多工作流项目文档的能力
- 提供安全能力,例如读写访问项目文档
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