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如何报告状态上一个项目

〜由Rob雷德蒙

特写的商人在办公室写文件

你的老板要求你率先在贵公司的项目。也许你是一个项目经理,或者你没有。有一两件事是肯定的。很少有人知道如何在一个项目状态报告,即使他们是专家项目经理。基本的问题?大多数人不明白谁被按下,是围绕大项目信息管理者的角度。以下是报告状态,你可以用它来进一步你的声誉的人谁知道如何保持管理和项目团队了解并推动一个项目成功的一些基本规则。

该管理视角

如果你的项目是非常重要的,你的老板将被压很难保持他的上级通报其进展情况。聪明的管理者消费状况对重要项目贪婪。那经理你的项目的健康和总体方向,而不必完全了解优秀的状态报告的方式涉足自己。还有就是你的老板为了显示她的老板,她对事物的顶部,并能够有效地运行显示需要的特定信息。提供一种方式你的老板可以使用它定期这个信息,你就会落在楼上这么快你的头会旋转。

即使在相对不那么重要的项目,有效状态报告让你的老板只花几秒钟浏览你的报告,以确定排序的进步所做的东西。

良好的状态能从混乱中产生清晰。作为一个项目的管理者,你的工作就是把一片混乱的信息云提炼成最基本的元素,然后把它们呈现出来,这样人们就能在30秒内理解成百上千个小时的工作。

要写出优秀的状态,你必须明白:

  • 地位的三个组成部分。
  • 如何撰写简短的细节。
  • 哪些关键数据是由管理需要。

状态的三个组成部分

有至报告项目状态三个主要组成部分:

  • 总体:我们需要看到整个项目健康。作为管理者,我们希望能够在故障检测项目。我们也希望能帮助确定这一点的时候。你可能不知道,尽管沟通我们最大的努力,我们知道的一切。你认为这是你的项目可能不那么健康。
  • 里程碑:你的项目有哪些必须由具体日期完成重大成就。我们经理希望看到哪些里程碑是完整的,哪些是在进步,哪些是下一个即将到来。这使我们能够分析的时间表和决定是感到舒服或挑战吧。
  • 问题:你的项目也可能有一个或多个已经发现的完成障碍。我们希望看到每个问题的简要细节,这样我们就可以决定是否介入并在必要时提供帮助。

组织你的地位

就像你打扫厨房时要从高处开始,然后慢慢往下直到地板一样,项目状态最好的时候就是从最高层次的细节开始,然后一直往下到越来越低的层次。

从而:

项目总体健康是第一位的。如果我喜欢我所看到这里,我可以停止阅读的休息。重要的里程碑后续项目总体健康。如果我不喜欢这个项目的健康,或者如果我需要进一步的细节,我可以进一步读一点,并检查了的日期,我们正在推动朝向和你对它们的进步。问题可以持股待涨的日期,所以当我看到你的项目进度问题,我可以阅读进一步看到它是什么。真的华而不实的项目经理的优先顺序显示造成最危险第一个进步的问题,报告问题。

简短的细节

你的任务是在简洁的报告对项目的细节,清晰的状态,我们可以迅速消耗,而不必花很大的努力就可以了。这可能需要你三十分钟写你的地位,但永远记住,你的经理没有三十分钟花费阅读它。您的经理现实只有约30秒,以消耗自己的地位,因为它们可能有30,40,100,甚至成倍他们所负责的多个项目。

“简要说明”似乎自相矛盾的项目经理,而是一个团队的项目经理的上司,事实并非如此。有一个项目经理,谁没有叙述可以报告状态的巨大价值。我的建议是,你写,好像你是在创造一个老式电报。有关如何做到这一点来了更多的信息。

简要说明?

你怎么能提供而不啰嗦的细节?这是一个艰巨的任务,大多数从来没有主人,但不是不可能的。这里有一些建议:

  • 写的子弹,而不是散文。应当有你的状态没有段落的任何地方。
  • 避免不必要地使用头衔和冒号。我们可以看到7/4/2008是个日期。写“日期:7/4/2008”并不能告诉我们“7/4/2008”不能告诉我们的任何事情。
  • 减少,减少,并减少一些。尽最大努力缩短所有词组及句子。
  • 避免副词(真的,非常,非常),并避免形容词(好,坏,丑)。

重要数据

管理人员将需要您提供某些数据才能看到整体健康,对里程碑的性能,并威胁说目前项目的问题。整个项目的健康,这些数据点可能包括:

  • 该项目的名称
  • 该项目的识别号码,如果您的公司使用工具来存储项目。
  • 项目总体健康(红色黄色绿色 - 更多关于这个在以后的文章)。
  • 你今天期望完成的工作(计划完成)。。
  • 你实际完成的百分比。
  • 与计划相反或相反的天数。
  • 阻塞问题的数量你面对(本文后面更多关于这一点)。
  • 你面临的“正常问题”的数量。

这些数据元素应该为一般的执行人员提供项目健康状况的良好概述,这些执行人员不关心细节,也不希望更多地参与到您的项目中。

如果我是你的主管,我需要看到的不仅仅是项目的整体状况。我还想看看我们在哪些方面遇到了一些里程碑,这样我就可以决定是否要更多地参与进来。经理每天要做的最困难的事情之一就是决定是给你更多的空间还是和你一起工作。我们不想帮你完成工作,但也不想让你一败涂地。

在这方面,提供项目里程碑是有帮助的。它让我们在一个较高的层次上看到您的计划,确定这个计划是否可以接受,并预测您可能会遇到的问题。

里程碑六个部分组成:

  • 这一里程碑的名字。
  • 里程碑的完成百分比。
  • 计划的开始。
  • 计划完成。
  • 实际的开始。
  • 实际完成。

有些人喜欢提供红,黄,绿(RYG)状态在他们的项目中的每个里程碑。我不相信,增加了任意值。当然完成的任务为绿色。他们是完整的!以下所有里程碑具有相同的地位,目前的里程碑,所以没有点区分它们。整个项目的RYG状态是一切必要。

这是最好的开始与早期的任务第一和底部的最终交付日期。如果你列出它们随意,您将创建超过清晰度更多的混乱。

问题管理

状态报告的最后一部分是列出项目面临的主要问题。我们需要的关于您的问题的重要数据:

  • 机票号码:如果有票务系统,请给我们票务或票号的链接。
  • 问题的名称:这应该是非常描述性和简短。
  • 汇报日期及时间:我们需要这样才能看到衰老。一个问题越老,就越有可能因为没有更快地解决它而陷入麻烦。
  • 优先级或问题的严重性:如果你的问题是一个“阻塞问题”,那么它就是非常重要的。If the problem is stopping the project from moving forward and is single-handedly responsible for endangering the delivery date, it is a blocking issue and is very important. If the problem is just another bug in some software that will be resolved in short order, it is not as important.
  • 世卫组织:推动这一问题向前发展的当前所有者的姓名。
  • ETA:经理们喜欢孩子,总是想知道他们什么时候得到的东西。“我们到了吗?我们到了没?”为当这个问题将被解决的时间和日期。如果不能,则提供时,你会得到在问题解决过程中的下一步的时间和日期。如果你不能做到这一点,那么在这个问题上你的下一个更新的状态提供了一个ETA。
  • 当前活动:目前正在采取什么措施来解决这个问题?你在开电话会议吗?你是在呼唤某个特定组织的援军吗?采取了哪些措施来缓解?有替代品吗?

预期成绩

如果您在一个项目上取得了很大的进展,并且经常将它提供给合适的人,这是未来文章的重要主题,那么您应该期望以下两个结果之一。管理将变得非常非常安静,不与你,这通常意味着他们觉得你的项目和有能力操作没有他们的干预,或者他们会增加通信为了搜出更多细节,并确定是否需要进行干预。

任何一种结果都比另一种结果好:管理层询问你的地位。作为项目经理,你的工作是为项目团队和管理层从混乱中创造清晰。本质上,这项工作是分析和沟通的工作。如果管理层向您询问状态,要么您没有将其发送给正确的人,要么您没有足够频繁地发送它,要么您没有发送良好的状态报告。

管理层应该能够被动地接受你的状态,而不必主动向你寻求事情的进展。你发送信息的速度,你选择的受众,以及你通信的内容应该让他们方便快捷地获得。

能够熟练而简短地描述项目状态的项目经理是罕见的。不应该有必要创建丰富多彩的幻灯片或多页文档,以提供真正伟大的状态报告。许多人走这条路,把管理层淹没在错误中。在状态报告中,叙述和散文总是不受欢迎的,然而,许多人写报告的时候,就好像他们在创作一部小说,写一份报告,管理层为了得到他们需要的东西,必须花费大量的时间。另一些人根本没有提供足够的信息,或者更糟的是,他们不定期或很少提供状态信息。

在所有的项目管理培训和提供认狗万体育新闻证体系的今天,几乎没有教如何报告项目的当前状态和后续步骤。有效的学习状态你的项目,你有一个竞争优势,超越标准的项目管理工具包。狗万体育新闻


罗伯·雷德蒙(Rob Redmond)在本科阶段学习了社会学、心理学和政治学,最终于2000年6月获得了乔治亚州立大学(Georgia State University)工商管理硕士(MBA)学位。他目前在一家大型科技公司的信息技术部门担任经理。

罗伯有多年的日语和日本武术的经验,他把这些概念和基本的管理原则,他在生产的过程中所学到的东西,以帮助其他在工作中奋斗的人。


评论(6)

主题:如何报告状态上一个项目
5/5(6)
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2018年8月23日上午11点38分
尼古拉·劳埃德 (伯明翰) 说……
非常有用的点,以减少和使状态简短,明确和点。 一定要详细,而且容易阅读,并与经理的信心写清楚知道你在做你最好的,而不是给继续检查进度。
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2017年下午12时54分11月6日
(爱丁堡) 说……
我不是100%同意%完成里程碑的评论。里程碑的持续时间为零,它们是一个时间点,因此没有完成的百分比。一个阶段、阶段或任务需要一个%完成。
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2016年8月7日上午11:23
Vaska Ramanska (伦敦) 说……
伟大的文章。我想到的几件事情,这将改善制品。每当我想到的问题管理我问自己是这样,为什么这个问题摆在首位arised的第一件事情?我已经使用多年的方法:

  1. 风险管理
  2. 问题管理
  3. 配置管理。
  • 步骤1风险管理 - 亮点和降低风险。通常在项目规划阶段
  • 第2步问题管理 - 从第1步减轻已知风险:需求收集阶段
  • 步骤3配置管理 - 步骤1和2:开发阶段
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2016年7月28日上午12:55
威廉 说……
良好的总结项目状态的关键组成部分。我推荐这本书,它更像是一本关于程序管理的迷你专著。我有20年的IT项目管理经验,但是我能够从这狗万体育新闻篇文章中找到一些有价值的东西,并重新回到一些基本原则上来。
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2016 7:50 PM 3月9日
塞尔吉奥GDP (迈阿密) 说……
谢谢你的文章。它提醒你减肥的重要性。我从大量的信息开始(我不太容易想到“高层次”,我是一个注重细节的人),然后减少,直到我传达了所有重要的信息,没有任何额外的。
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2015年9月1日上午06时07分
潘杜Poluan (雅加达) 说……
这是简洁,但非常满有用的技巧!共练言出必行。我将这篇文章给所有经理转发我的监督下阅读。感谢您分享这个美好的指导!

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2000
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