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建立一个高效的项目团队

〜迪克格兰姆斯

友好成功的年轻主管项目团队

在项目管理期刊上有很多关于项目团队每个狗万体育新闻方面的文章。关于他们的组织、文化、与客户的沟通、解决问题的技巧等话题实际上是无穷无尽的。对于他们应该做什么,有很多规则、提示和建议,但对于如何做却没有那么多。

例如,“高性能的工作团队”已经很长一段时间的口头禅。每个人都希望创建一个或认为他们是一个的一部分。但是,如何将一个项目经理实际开发一个?如果你不知道,这将让你在正确的方向开始。

准备项目环境

1.以25字或更少的篇幅,发表清楚表达质量、数量和时间的项目使命声明

“我们将设计一个文档处理工作流程,每天至少处理1500个文档(数量),没有错误(质量)。”25words or less helps you keep it simple and the project team members focused on the desired outcome.

当然,在项目范围内应该有更多关于所需交付物的详细信息,但是一个简单而直接的总结对于团队的日常工作非常有用。例如,团队成员可能面临的任何决策都可以通过使用任务陈述来简化:“如果执行task X帮助我们更接近于每天处理至少1,500个文档而没有错误,那么我们应该这样做。”如果它不能完成使命,就不要去做。”

2.确定每个成员负责的3-5个以项目为重点的任务,还包括一个以团队为重点的任务,如“团队合作”

发布少量的团队职位和您对每个职位的期望。例如,团队领导可能负责以项目为中心的任务,例如与子团队进行每周会议,并保存和分发会议记录;安排和跟踪工作进度;每周收集具体报告,汇总并提交给项目经理;解决成员之间或与其他子团队之间的冲突。

还有一个关键的以团队为中心的任务,简单地称为“团队合作”。这种期望可能包括可靠性、与他人合作、乐于助人和知识共享。这提醒团队成员,我们对彼此和客户都有义务。

3.清晰地定义每个团队成员的关键任务期望,包括项目目标的绩效,以及一系列可测量的绩效水平,这样他们就可以自我监控他们的绩效进展

这让我们回到了小学时代,那时我们总是知道成绩单出来之前我们做得如何。老师有一个评分标准,我们拿这个标准来比较我们从家庭作业、读书报告和考试中得到的反馈。这让我们能够自我调节我们的表现,无论我们是想要荣登光荣榜,还是仅仅为了保持我们的成绩足够高而不被父母阻止。

项目团队成员的期望可以像这样在1-5的范围内表达,其中5是最理想的,1是最不理想的。3.0分被认为是“最不可接受的”。

提交项目报告项目团队领导者绩效考核比例为:

  • 准确,以下格式,并提交>1天前= 5.0
  • 准确,符合以下格式,并提前1天提交= 4.0
  • 准确,下面的格式和时间= 3.0
  • 准确,下面的格式和小于1晚一天= 2.0
  • 错误的任何组合,不符合格式,和迟到的任何金额= 1.0

4.通过一系列可测量的绩效水平,明确定义每个团队成员关于绩效的关键任务期望,从而使他们能够自我监控绩效进展

您可以使用类似的技术来满足“团队合作”的需求。向团队成员分发一份调查问卷,询问他们在1-5范围内的意见,1 =“从未见过”,5 =“总是见过”。如果新成员觉得自己在公司的时间不够长,无法做出公正的评估,可以选择“不被观察”。

您如何评价这些地区的每个团队成员的行为的评价:

  • 可靠性
  • 与他人合作
  • 乐于助人
  • 知识共享

在这些团队合作类别中,每个团队成员的绩效分数将是团队成员对上述四种行为的平均反应。再次强调,平均3.0分是最不可接受的分数。

项目经理可以在项目开始之前必须制定的期望和绩效考核体系转变管理多从他或她的肩膀那些团队成员的团队成员的权重。这样,团队成员可以自行确定他们是如何,而不必等待从项目经理听到它做的事情。

那么该项目的生命周期中进行定期评估计划(成绩单)。这样,团队成员可以自行决定是否要实现该项目的“光荣榜”,或只是通过这样的项目经理不“停飞”获得。

准备项目成员

有一些简单的事情可以帮助团队成员尽可能地提高项目团队的效率。当然,这假定项目经理已经确定他们有资格成为项目团队成员。

1.每个团队成员应该接受一个简短的测量和文件化取向

这使项目经理确信每个成员都清楚地理解项目的使命;项目经理对他们的期望;他们对项目经理的期望;绩效考核制度;以及绩效评估周期的频率“成绩单评分周期——每六周一次”。

此外,访问徽章或任何其他独特的要求或设备,可以在这个时候发出。

2.应该有一个项目“开球”的会议,不仅讨论的目的,性质和项目的预期,但也彼此的团队期望检讨

准备项目经理

作为领导团队的持续实践,项目经理至少应该做三件与特定项目的任何细节无关的事情。这些涉及到基本的人类动机和士气。

1.确保你已经与项目团队的每个直接下属进行了定期的沟通。坚持让他们对自己的孩子做同样的事情:

  1. 您可以为每个直接报告确定至少两个与项目相关的优点和“改进的机会”(我们不喜欢听到关于我们的缺点),并将其传达给他们。我们喜欢听到我们做得好的地方,这样我们就可以继续做下去,我们需要做得更好,这样我们就可以得到表扬。
  2. 您可以识别两个或三个具有对每个团队成员的值非预算奖励。然后,你可以给他们这些奖励时,他们超越您的期望。他们得到他们想要什么,你得到你想要的!
  3. 你和他们有定期的协议,在每周的项目会议上是一个很好的机会,他们要做的最重要的三件事的优先顺序。由于项目中的优先级可能会由于不可预见的情况而改变,这将向你和他们保证,他们不会在不再重要的任务上浪费时间。

2.你满意地确定了你愿意将权力和责任的范围从你身上转移到你的直接下属身上,并告诉他们,如果你违反了这一点,他们会提醒你

有关代表团最难的事情了许多项目经理是保持他们的手断委派的任务。当然,项目经理是最终对项目负责,这是非常诱人的,如果它看起来好像这个项目可能受到不利影响,以收回一些授权。但是,如果你已经做了准备该项目的环境和选择队员的一个好工作,他们将能够交付项目给你。请记住,只要他们给你你想要的结果,你不必也控制他们是如何得到的结果。给他们一个机会,勇于创新,尝试做不同的事情一点。如果他们拿出的创新,将节省您的时间和金钱,你不拿到信用?

3.你定期与你的直接下属讨论项目面临的问题或威胁,并询问他们如何处理这些问题的建议,同时与他们分享你的观点

这让你有机会发现未来的“高潜力”,让他们通过你的眼睛看到世界。每一方都能从对方身上学到一些有用的东西,在解决问题的时候,没有人比我们更聪明。


理查德(“迪克”)格里姆斯利用他30多年的私人和公共组织的培训和运营管理经验。


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