控制项目更改请求

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项目启动后请求修改是任何项目不可避免的一部分或可能是外部业务变化的结果,或可能是内部修改请求,因为项目原初目标没有明确界定或理解。

外部因素引起的更改请求通常超出项目管理员的控制范围,除处理这些请求外,通常没有什么选择可选。多数成功项目管理员在项目启动时已经设置程序处理这些请求,计划将足够灵活处理,不过分影响最终结果。

内部因素产生的更改请求应大不相同处理在一个理想项目中,通过确保项目目标清晰定义、清晰记录需求并传达给所有利害相关方,以及利害相关方理解从最终产品期望什么,其中许多本来是可以避免的。当然,我们并不总是生活在理想世界中, 不论项目初始阶段多深入, 都总需要有效变换过程

并非所有利害相关方和终端用户都通过阅读文档和研究图解可视化终端产品即使在原型用以加强需求生产时,从性质上讲,原型不完全功能化产品和误差和假设对复杂项目将不可避免

尽管如此,良好的文档和清晰的项目目标和需求通信将最小化修改请求数

控制项目修改请求并仍然能够在可接受的预算、时间和范围交付完成项目的最佳方式是什么?

区分必备和易备

每一项修改请求都应该有商业案例 以与整体项目相同的方式备份当然,这可能非常简单简洁描述,但在所有修改请求中都必备元素,然后才能考虑将其列入项目

修改请求企划案最重要的元素是预期收益,它应表示修改后项目将增加值本身将表示哪些修改可能有必要承认描述某些商业案例不一定从时间和预算方面对项目有利,而是客户保持市场竞争所必备的。

如果福利未明确说明,则与请求修改者讨论问题以确定是否有实商益

设计得更好或更好、更吸引人的特征不是好处,除非能支持它如何对项目预算和进度产生正面影响,或对终端用户完成定时任务所需的努力产生正面影响。商业案例更改请求应回答的典型问题如下:

避免浪费时间和努力

避免将宝贵的项目资源浪费在过多更改请求和整个改变管理过程上最明显的方法就是确保项目启动时有清晰定义的目标和需求。确定项目成功标准也必须在项目启动时简明记录。确保所有这些文件分发利害相关方和终端用户并易于获取拷贝

项目计划处理更改请求的调度时间,如果时间耗尽,则将待处理请求推迟到下星期处理确保所有感兴趣方知道流程是如何运作的

清除接受和拒绝标准

使用某些清晰标准筛选那些不执行或无法执行的请求基本标准之一是商务案例,所以没有请求可立即发回请求者切勿浪费时间追踪请求者以查找商业案例初始提供应该由他们负责(即使你稍后需要讨论来完善它)。

准备支持拒绝修改请求的理由,深思深虑地描述为什么没有案例包括修改坚持决定,除非项目主办人准备增加项目可用预算或时间

但要准备灵活谈判取舍,放弃原计划任务,在没有预算或额外时间时改换

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狗万官网下载appMichelle Symonds是合格的PRINCE2项目管理人,并相信正确的项目管理培训可以将优秀项目管理人转换为大项目人,对任何项目的成功结果都至关重要。可学习最佳实践 包括改变管理狗万体育新闻项目管理课程ForPMP认证,APM入门证书狗万官网下载app和prince2