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项目风险管理十大金科玉律

——巴特·朱特

三个红色骰子:管理你的风险

风险管理的项目带来的好处是巨大的。你可以得到很多的钱,如果你对付积极主动地不确定的项目事件。其结果将是你减少项目威胁的影响,并抓住出现的机会。这可以让你及时地交付项目,预算与质量的结果,你的项目发起人的需求。此外,你的团队成员会愉快得多,如果他们不进入消防模式需要修复本可以避免的故障。

本文为您提供的十大黄金法则要在项目中成功应用的风险管理。它们是基于谁曾参与的项目超过15年笔者的个人经验。另外,关于这个问题的现有文献的一大堆已经凝结在这篇文章。

规则1:将风险管理作为项目的一部分

第一条规则对项目风险管理的成功至关重要。如果您没有真正地将风险管理嵌入到您的项目中,您就不能获得这种方法的全部好处。在公司里你可能会遇到很多错误的方法。有些项目根本不采用任何风险管理方法。他们要么是无知的,正在运行他们的第一个项目,要么是他们在某种程度上相信在他们的项目中不会发生风险(当然会发生)。有些人盲目地信任项目经理,尤其是当他或她看起来像一个在战壕里呆了20年的老兵时。专业公司将风险管理作为日常运营的一部分,并将其纳入项目会议和员工培训中。

规则2:在你的项目的早期识别风险

项目风险管理的第一步是识别项目中存在的风险。这需要一个开放的心态,专注于未来可能发生的情况。识别风险的两个主要来源是人和纸。人们是你的团队成员,每个人都带来了他们的个人经验和专业知识。其他可以交谈的人是你的项目之外的专家,他们对你所面临的项目或工作类型有跟踪记录。他们可以揭示一些你将会遇到的陷阱或一些你可能没有想过的黄金机会。访谈和团队会议(风险头脑风暴)是发现人们知道的风险的常用方法。纸张则是另一回事。项目倾向于生成大量包含项目风险的(电子)文档。他们可能不总是叫这个名字,但仔细阅读(字里行间)的人会找到他们。 The project plan, business case and resource planning are good starters. Other categories are old project plans, your company Intranet and specialist websites.

你能在所有项目风险发生之前识别它们吗?可能不会。然而,如果你结合许多不同的识别方法,你可能会找到绝大多数。如果你处理得当,你会有足够的时间来应对可能发生的意外风险。

规则3:沟通风险

失败的项目显示,此类项目的项目经理都常常不知道的大铁锤,这是关于打他们的。可怕的发现是项目组织的经常有人真的没有看到锤,但没有告知其存在的项目经理。如果你不希望这在您的项目发生的,你可要注意风险沟通。

一个好的方法是在你执行的任务中始终包含风险沟通。如果你有一个团队会议,将项目风险作为默认议程的一部分(而不是列表上的最后一项!)这表明风险对项目经理来说是很重要的,并给了团队成员a自然的时刻讨论这些问题并报告新的问题。

另一个重要的沟通渠道是项目经理和项目发起人或负责人。把你的沟通重点放在这里的大风险上,确保你不会让老板或客户感到惊讶!另外,要注意让发起人对最高风险做出决策,因为其中一些风险通常超出了项目经理的授权范围。

规则4:同时考虑威胁和机会

项目风险有负面的内涵:他们是坏人这会损害你的项目。然而,现代风险方法也注重积极的风险,项目的机会。这些是对您的项目和组织有益的不确定事件。这些好人使您的项目更快,更好,更有利可图。

不幸的是,很多项目团队都很难越过终点线,因为需要快速完成的工作太多了。这创建了一个只有负面风险才重要的项目动态(如果团队考虑任何风险的话)。确保你有足够的时间来处理项目中的机遇,即使只有半个小时。你很有可能会看到一些回报高的机会,而不需要投入大量的时间和资源。

规则5:明确所有权问题

有些项目经理认为,一旦他们已经造成了风险清单,他们就完成了。然而,这仅仅是一个起点。下一步是要明确谁是负责什么危险!总要有人觉得热,如果风险不照顾正常。诀窍很简单:指定一个风险负责每个风险,你已经找到。风险所有者是人在你的团队,有责任优化这种风险的项目。的影响是真正积极的。起初,人们通常觉得不舒服,他们实际上是负责一定的风险,但随着时间的推移,他们将采取行动,执行任务,以减少威胁和提高的机会。

所有权也存在于另一个层次上。如果项目受到威胁,就必须有人为此买单。这听起来很合理,但这是在风险发生之前必须解决的问题。特别是当不同的业务部门、部门和供应商参与到您的项目中时,谁来承担后果并掏空自己的钱包就变得非常重要。澄清风险影响的所有权的一个重要副作用是,直线经理开始关注一个项目,特别是当很多钱处于危险之中的时候。所有权问题对项目机会同样重要。争夺(意料之外的)收入可能成为管理层的长期消遣。

规则6:优先考虑风险

一位项目经理曾经告诉我,我对一切风险都一视同仁。这使得项目的生活非常简单。然而,它并不能提供最好的结果。有些风险的影响比其他风险大。因此,你最好把你的时间花在可能导致最大的损失和收益的风险上。检查一下是否有可能破坏你的项目的障碍。如果是的话,这些就是你的首要任务。其他风险可以根据直觉,或者更客观地说,根据一套标准来优先考虑。大多数项目团队使用的标准是考虑风险的影响及其发生的可能性。无论你使用什么优先级衡量方法,都要始终如一地使用它,并把重点放在重大风险上。

第7条:分析风险

了解风险的性质是做出良好反应的先决条件。因此,花点时间仔细研究一下个人风险,不要在不知道风险是什么的情况下就匆忙下结论。

风险分析发生在不同的层次。如果你想在个人层面上理解风险,思考它所产生的影响以及导致风险发生的原因是最有成效的。看看这些影响,你可以描述什么影响在风险发生后立即发生,什么影响是主要影响的结果,或者是由于时间的流逝。更详细的分析可能会显示出在成本、交货期或产品质量等特定影响类别中的数量级影响。看待风险的另一个角度是关注风险发生之前的事件,即风险产生的原因。列出减少或增加可能性的不同原因和情况。

另一个层次的风险分析考察整个项目。每个项目经理都需要回答关于总预算或项目完成日期的常见问题。如果您考虑到风险,您可以做一个模拟,向您的项目发起人显示您在给定日期或特定时间内完成的可能性有多大。项目成本也可以采用类似的方法。

您在风险分析中收集的信息将为您的项目提供有价值的见解,并为找到优化风险的有效响应提供必要的输入。

规则8:计划和实施风险应对

实现风险响应实际上是为项目增加价值的活动。你可以防止威胁的发生或将负面影响最小化。执行是关键。其他规则帮助你绘制、区分风险的轻重缓急和理解风险。这将帮助你制定一个合理的风险应对计划,把重点放在大的胜利上。

如果你对付的威胁,你有三种选择,风险规避,风险最小化和风险接受。规避风险的手段组织项目以这样一种方式,你不会遇到危险了。这可能意味着改变供应商或采用不同的技术,或者,如果你处理一个致命的风险,终止项目。花更多的钱在一个项目注定是一个糟糕的投资。

最大的一类应对措施是将风险最小化。你可以试着通过影响原因或减少可能导致的负面影响来防止风险的发生。如果你正确地执行了规则7(风险分析),你将有很多机会去影响它。最后的回应是接受风险。如果对项目的影响很小,或者影响它的可能性被证明是非常困难、耗时或相对昂贵的,那么这是一个很好的选择。只要确保这是一个有意识的选择,接受一个特定的风险。

对风险机会的反应与对威胁的反应是相反的。他们会专注于寻找风险,最大化风险或忽视风险(如果机会被证明太小的话)。

规则9:登记项目风险

这条规则是关于记账的(但是不要停止阅读)。维护风险日志使您能够查看进展并确保您不会忘记一两个风险。它也是一个完美的沟通工具,可以告知您的团队成员和涉众正在进行的工作(规则3)。

一个好的风险日志包含风险说明,澄清所有权问题(第5条),使您能完成一些基本的分析,关于原因和影响(第7条)。大多数项目经理是不喜欢的管理任务,但至于做你的簿记风险不负有心人,尤其是风险的数量是很大的。一些项目经理不想记录的风险,因为他们觉得这样可以更容易地责怪他们,以防出问题。然而,情况正好相反。如果你记录的项目风险,并已实施了有效的应对措施,为您创造一个记录,没有人可以否认。即使风险发生的是不至于的项目。做项目是冒险。

规则10:跟踪风险和相关任务

您根据规则9创建的风险登记册将帮助您跟踪风险及其相关任务。跟踪任务是每个项目经理的日常工作。将风险任务集成到日常工作中是最简单的解决方案。可能进行风险任务以识别或分析风险,或产生、选择和实施应对措施。

追踪从风险跟踪任务不同。它侧重于风险的现状。其风险是更有可能发生?有风险的相对重要性发生变化?回答这些问题将有助于注重风险此事最适合您的项目价值。

总之

上面的十条黄金风险规则为您提供了如何在项目中成功实施风险管理的指导方针。然而,请记住你总是可以进步的。因此,第11条规则应该是使用日本的改善方法:衡量你的风险管理努力的效果,并不断地实施改进,使其变得更好。

祝你和你的项目成功!


巴特•朱特(Bart Jutte)是总部位于荷兰的项目风险管理公司“调和”(Concilio)的创始人和顾问。和解组织提供咨询、培训和销售自己的易于使用的风险管理软件。


评论(9)

主题:项目风险管理十大金科玉律
4/5(9)
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2019年6月8日晚上7点22分
Surinder (HyderabadIndia) 说……
除了日本的改善方法外,所有的风险管理规则都很重要。一篇很好的文章。谢谢你的分享。
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2018年11月26日晚上10:52
普拉卡什 (那格浦尔) 说……
很多时候,小型初创企业在取得初步成功后就会忘记这些规则。为了更长久的成功,坚持遵循这些规则是必须的。
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2018年11月23日上午7点28分
拉蒂 (班加罗尔) 说……
好文章,但我觉得十大黄金法则可降至五个或七个黄金法则。我觉得第九,十(风险登记和跟踪和分析),可以用点二(风险识别)来凑钱。当务之急是,当我们确定他们登记的风险。
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2018年8月13日上午11时09分
大师Kalle (瓦伦西亚) 说……
关于对项目经理的角色很重要的事情的好文章。如果我要面试项目管理的候选人,我会问这些问题。狗万体育新闻
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2017年6月20日下午1点32分
Ashwini Pendharkar (孟买) 说……
一篇关于风险管理的好文章。在我读过的许多文章中,我认为规则5和规则7是关键。
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2016年3月8日上午10:30
拉金德拉 (普) 说……
一篇关于风险管理的好文章。在我读过的许多文章中,我认为第五条非常棘手,需要注意。
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2016年3月7日下午5点44分
佩里Jurancich (圣地亚哥) 说……
大提醒列表...,很重要的一条。公司聘请高级项目或项目经理想知道你可以管理自己的项目风险。
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2016年2月29日凌晨2点41分
虫胶桑尼戴维斯 (弗里敦) 说……
我发现它很有用,很容易理解。规则5和7帮助我能够分析风险并跟踪所有权回到我的董事会,这对我来说是令人满意的,也让我的团队大开眼界。

谢谢你!

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